Interview: Wie verläuft die Einarbeitung beim KJR?

Mit einer guten Einarbeitung der neuen Mitarbeiter*innen wird ein wichtiger Grundstein für die fachliche und persönliche Integration gelegt. Die Einarbeitung beim Kreisjugendring München-Land (KJR) kann in drei bzw. vier Blöcke unterteilt werden:

1.  Im Team bzw. in der Einrichtung gibt es einen Einarbeitungsplan und die gezielte Einarbeitung vor Ort.
2. Für Mitarbeitende an den Schulen bieten wir vor Schulstart die dreitägige Schulung „Starter Kit“ an. Dazu gibt es bereits ein Interview, das hier nachgelesen werden kann.
3. Alle Mitarbeitenden nehmen an diversen (teilweise mehrtägigen) Fortbildungen teil (z. B. Basiswissen, Arbeitsfeldqualifizierung, Querschnittschulung, Erste Hilfe-Kurs)
4. Und im Dezember findet jedes Jahr ein Onboarding-Kick-Off-Treffen für alle neuen Kolleg*innen statt, die in den letzten zwölf Monaten angefangen haben. Das Ziel des KJR Onboardings ist es, einen Austausch zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Kolleg*innen zu fördern und ein Verständnis für den KJR und seine Strukturen zu schaffen. Beim Treffen bilden sich Kleingruppen, die sich über den Zeitraum von einem Jahr regelmäßig treffen und zum Beispiel zu den KJR-Prinzipien austauschen.

Veronika Becker und Amelie Finkenzeller haben den Onboarding-Prozess kürzlich abgeschlossen und berichten im folgenden Interview von ihren Erfahrungen und wie sie das Onboarding-Konzept des KJR empfunden haben.

Veronika Becker ist seit Mai 2022 in der Offenen Ganztagsschule am Otfried-Preußler-Gymnasium in Pullach tätig. Von 2020 bis 2021 war sie bereits ein Jahr als Geringfügig Beschäftigte im Team und ist nun wieder in 25 % Teilzeit (ca. 10 Wochenstunden) eingestiegen. Die studierte Sportwissenschaftlerin führt die Arbeit zusätzlich zu ihrem Hauptjob im Gesundheitsbereich aus.

Amelie Finkenzeller ist bereits seit November 2020 in der Jugendsozialarbeit am Gymnasium Neubiberg in Vollzeit tätig. Nach ihrem Bachelor-Studium der Sozialen Arbeit an der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt startete sie direkt beim KJR.

Könnt ihr euch noch an eure ersten Wochen beim KJR erinnern? Wie habt ihr die Einarbeitung empfunden?

Veronika: Ich bin ja mitten in Corona eingestiegen, das war für die Einarbeitung allerdings positiv, weil die Kinderanzahl geringer war. So waren die ersten Wochen im Team einfacher, ich bin einfach mitgelaufen und hatte durch den Mini-Job damals sehr abgesteckte Aufgaben. Bei meinem zweiten Einstieg bin ich auch wieder mitgelaufen und habe dann aber relativ schnell eine eigene Gruppe übernommen. Dort habe ich die Lernzeit eigenständig gestaltet und die anfallenden Aufgaben wurden klar verteilt. Ich hatte natürlich den Vorteil, dass ich durch den Mini-Job bereits Erfahrung hatte. Während der Einarbeitungszeit fanden außerdem regelmäßig Gespräche mit der Teamleitung statt und es wurde sich sehr viel Zeit für mich genommen. Ich hatte da immer ein gutes Gefühl.

Amelie: Ich bin auch während Corona gestartet, leider habe ich das Starter Kit für Mitarbeitende an den Schulen um zwei Monate verpasst. Auch bei mir gab es einen Einarbeitungsplan, der in der ersten Woche mit meinem Chef besprochen und immer wieder überprüft wurde. Allerdings bin ich in erster Linie von meinem Team eingelernt worden und bin anfangs auch einfach mitgelaufen. Sie haben mir alles gezeigt, ich musste auch die Schule kennenlernen – das war natürlich erstmal alles sehr viel.

Im Dezember findet jedes Jahr das große Onboarding-Kick-Off-Treffen auf der Burg Schwaneck mit allen neuen Kolleg*innen statt. Im Anschluss habt ihr euch dann regelmäßig in Kleingruppen getroffen. Was ist euch dabei besonders in Erinnerung geblieben?

Amelie: Ich war sehr dankbar um das Onboarding-Treffen, weil wir da eine coole Gruppe waren. Alle hatten ähnliche Herausforderungen, auch wenn wir aus unterschiedlichen Arbeitsfeldern kamen. Es ist ja ein Treffen für alle neuen Kolleg*innen, also total vielfältig. Unsere Leitungen für die Onboarding-Kleingruppen haben sich mit uns regelmäßig getroffen und wir haben uns zusammen zu den Prinzipen ausgetauscht. Der Erfahrungsaustausch war für mich sehr hilfreich! Es war total schön, dass alle ein offenes Ohr hatten und wir auch teilweise gemeinsame Lösungen gefunden haben. Die Onboarding-Kleingruppe hat mich das ganze erste Jahr begleitet, ich habe mich auf die Treffen immer gefreut und war danach auch sehr motiviert. Es war eine super Ergänzung zur Einarbeitung in der Einrichtung.

Veronika: Ich hatte das letzte Onboarding-Treffen erst vor einer Woche. Durch meine 10 Wochenstunden konnte ich leider nicht an allen Treffen teilnehmen. Aber ich fand es sehr wertvoll, dass der Austausch auch mit Kolleg*innen aus anderen Arbeitsfeldern stattgefunden hat und wir uns immer in unterschiedlichen Einrichtungen getroffen haben. Je nachdem, ob wir in einem Jugendzentrum oder in der Schule waren, haben wir uns dann auch nochmal gezielter mit diesen Arbeitsbereichen auseinandergesetzt. Die Auseinandersetzung mit den Prinzipien und was diese für mich und für meine Arbeit bedeuten, war sehr wichtig. Der KJR ist riesig und wenn man nur so wenige Stunden hat wie ich, gibt es sehr viele Dinge, die an einem vorbeigehen, aber mit dieser Onboarding-Gruppe kann man ein Netzwerk aufbauen. Die Hemmschwelle in unseren kleinen Mailverteiler eine Frage zu stellen, ist viel kleiner und so konnte man sich auch außerhalb der Treffen Rat von den Kolleg*innen holen.

Habt ihr noch Kontakt zu Kolleg*innen aus euren Kleingruppen?

Amelie: Ja, zu zwei Kolleg*innen habe ich sehr regelmäßig Kontakt. Ich hatte ja noch den Ausnahmefall Corona, also unsere Treffen haben alle online stattgefunden! Deswegen finde ich es umso schöner, dass die Kontakte geblieben sind. Grundsätzlich hat mir das Onboarding den Einstieg total erleichtert, es gibt so viel zu wissen – von Intranet bis Teams und das hat mich ein bisschen überfordert. Deswegen war ich besonders froh über den kleinen Kreis, weil ich da einfach direkt nachfragen konnte und die Hemmschwelle nicht so groß war.

Mit den Einstellungsunterlagen habt ihr auch ein Onboarding-Heft bekommen, konntet ihr das nutzen und hat euch das weitergeholfen?

Veronika: Ich habe es schon durchgelesen, aber nur, wenn es während meiner regulären Arbeitszeit gerade möglich war.

Amelie: Ich habe es auch gelesen, aber hätte mir gewünscht, dass es mehr in die Onboarding-Treffen integriert werden würde. Das Heft gibt auch eine gute Struktur vor.

Veronika: Das finde ich eine tolle Idee! Es gibt ja genügend Möglichkeiten sich im Heft mit den Prinzipien auseinanderzusetzen.

Danke für den Hinweis. Das werde ich an das Organisationsteam weitergeben. Kommen wir nochmal auf euren Start zu sprechen: Hattet ihr Bedenken vor eurem ersten Tag? Habt ihr euch durch das Einarbeitungskonzept gut für eure tägliche Arbeit vorbereitet gefühlt?

Veronika: Ich hatte keine Ängste am Anfang, dafür war mein Team viel zu unterstützend. Ich konnte mich aber beim Onboarding mit einer anderen Quereinsteigerin austauschen, das hat mir geholfen. Natürlich hatte ich viele Fragen, besonders auch zur Schule und den Regeln, aber die konnte ich alle mit meiner Teamleitung klären.

Amelie: Ich war schon unsicher am Anfang. Mein Team konnte mir da allerdings mehr helfen als mein Einarbeitungsplan, da mein direkter Chef in einer anderen Einrichtung tätig ist. Probleme tauchen ja oft im Alltag auf und müssen zeitnah gelöst werden und da war er oft zu weit weg. Mir hat das Onboarding und der Austausch mit den anderen Kolleg*innen extrem geholfen und auch die Unsicherheit genommen. Zusätzlich habe ich da viel Inspiration und neue Ideen bekommen.

Habt ihr Tipps für ein gutes Ankommen für neue Kolleg*innen oder möchtet ihr ihnen etwas mit auf den Weg geben?

Veronika: Nutzt das Onboarding und die Treffen! Es ist eine große Chance eure Fragen loszuwerden und einen Eindruck zu bekommen, wie es andere machen. Außerdem ist es auch sinnvoll sich mit dem Intranet auseinanderzusetzen und Zeit zu investieren, weil es da unglaubliche viele Informationen gibt, die für euren Alltag wichtig sind.

Amelie: Ich finde, der KJR macht es einem total leicht vom Studium in die Arbeitswelt zu kommen. Es gibt so viel Expertise um einen herum und man hat so viele Ansprechpartner*innen, die einem zur Seite stehen. Aber das Netzwerk ist am Anfang wie ein Dschungel und da hat mir das Onboarding geholfen einen Überblick zu bekommen. Es ist eine riesige Chance so lange und intensiv begleitet zu werden und sich mit seiner Haltung auseinandersetzen zu können. Wie kann man zum Beispiel Partizipation an die Schule bringen? Das widerspricht sich ja eigentlich auf den ersten Blick. Für mich ist es ein Privileg, dass ich mir die Zeit nehmen kann, meine Arbeit zu reflektieren. Ich habe gemerkt, dass ich dadurch – auch gemeinsam mit der Gruppe – sehr gewachsen bin und mich weiterentwickeln konnte. Ohne das Onboarding wäre ich wahrscheinlich als Berufsanfängerin ziemlich aufgeschmissen gewesen!

Vielen Dank für den Einblick in eure Einarbeitung beim KJR!